Вернуться к обычному виду

Доклад председателя Комитета по делам ЗАГС при Правительстве УР Л.А. Поповой на аппаратном совещании у Главы УР 15.08.2016 г.

Доклад председателя Комитета по делам ЗАГС при Правительстве УР Л.А. Поповой на аппаратном совещании у Главы УР 15.08.2016

«О формировании и обеспечении сохранности фонда записей актов гражданского состояния в органах ЗАГС

Удмуртской Республики»

 

Уважаемый Александр Васильевич!

Уважаемые члены Президиума!

Уважаемые участники совещания!

 

Заявленная для выступления тема, несмотря на, казалось бы, рутинный характер данной работы, является одним из важнейших направлений в деятельности Комитета по делам ЗАГС при Правительстве Удмуртской Республики (далее – Комитет) и органов ЗАГС Удмуртской Республики.

Формирование архивных документов происходит ежедневно, даже ежечасно, с приходом в орган ЗАГС каждого гражданина. В Удмуртской Республике к нам ежегодно обращается каждый 7 житель. Заявления, удостоверяющие документы, наконец – актовые записи по результатам регистрации – это бесценный материал, и одновременно инструмент для работы сотрудников нашей отрасли, а также для других организаций, ведомств-смежников, получающих сведения из архивов органов ЗАГС в соответствии с законодательством для эффективного исполнения своих функций.

В соответствии с Законом Удмуртской Республики от 20 марта 2007 года № 8-РЗ «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями на государственную регистрацию актов гражданского состояния» органы местного самоуправления в Удмуртской Республике обеспечивают государственную регистрацию актов гражданского состояния и надлежащие условия хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния. Комитет осуществляет хранение вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, которые ежемесячно передаются органами ЗАГС Удмуртской Республики в архив Комитета.

В соответствии с федеральным законодательством срок хранения записей актов гражданского состояния до передачи на хранение в государственный архив составляет 100 лет. Столь длительный срок хранения документов накладывает на Комитет и органы ЗАГС особые обязательства по обеспечению их сохранности.

Общий фонд первых и вторых экземпляров записей актов гражданского состояния на 1 января 2016 года составляет 12 065 685 актов, из них 5 834 638 актовых записей находятся на хранении в Комитете,                  6 231 047 актовых записей – в органах ЗАГС Удмуртской Республики. Фонд ежегодно пополняется более чем на 120 тысяч актовых записей – первых и вторых экземпляров.

Так, за 7 месяцев 2016 года уже зарегистрировано 34 288 актов гражданского состояния (что на 1900 меньше, чем за тот же период 2015 года (7 месяцев 2015г.- 36 188 актов). Зарегистрировано 12 414 малышей, что на 433 меньше, чем в 2015 году. Радует факт снижения регистрации смерти – составлено 11 299 актов о смерти, что на 341 акт меньше, чем в прошлом году. Отрицательная динамика наблюдается по расторжению брака – количество указанных актов уменьшилось на 52 по сравнению                          с аналогичным периодом прошлого года и составило 2 988 актов. В то же время огорчает ситуация уменьшения количества молодых пар, желающих вступить в законный брак. Вступили в законный брак 4 693 пары, что                  на 1 020 меньше, чем за тот же период 2015 года.

В целях обеспечения сохранности ежедневно увеличивающегося фонда записей актов гражданского состояния проводятся все необходимые мероприятия по соблюдению нормативных режимов хранения документов, в архивных помещениях по мере необходимости осуществляется текущий ремонт. Сегодня в результате проводимых мероприятий помещения органов ЗАГС в целом отвечают нормам и требованиям для 100-летнего хранения актовых книг, что подтверждено проверкой Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, проведенной в 2014 году.(Слайд №4)

Вместе с тем, в связи с переходом с 1 июля 2015 года на новый большего размера формат бланков записей актов гражданского состояния, резко сокращается имеющийся резерв свободных площадей архивохранилищ. В отделах ЗАГС администраций Завьяловского, Игринского, Камбарского районов и в Комитете требуется увеличение архивных помещений, а также приобретение дополнительных архивных стеллажей и шкафов, так как передача на хранение актовых книг за 1925 год в госархив произойдет не ранее 2026 года.

В органах ЗАГС ведется ежедневная работа по актуализации хранящихся записей актов гражданского состояния. Это связано с изменением правового состояния гражданина. Так, за 2013-2015 годы органами ЗАГС и Комитетом внесено более 103 тысяч исправлений и изменений в актовые записи, в том числе проставлено более 57 тысяч отметок о прекращении брака, отмене усыновления, лишении родительских прав и ограничении в родительских правах и других.

Ежегодно сотрудниками органов ЗАГС проводится невидимая для заявителей архивная работа по формированию и переплету записей актов гражданского состояния, составлению справочно-поискового аппарата к документам.

Сведения, содержащиеся в документах органов ЗАГС Удмуртской Республики, используются для предоставления государственных и муниципальных услуг в целях защиты имущественных и личных неимущественных прав граждан и интересов государства.

Уровень использования документов органов ЗАГС в целях предоставления государственных услуг остается стабильно высоким, как и в предыдущие годы. В 2013 – 2015 годах органами ЗАГС Удмуртской Республики и Комитетом выдано гражданам более 150 тысяч повторных свидетельств и справок, подтверждающих факт государственной регистрации актов гражданского состояния, а также извещений об отсутствии записей актов гражданского состояния.

Остаются востребованными гражданами не только актовые записи нынешнего и прошлого века, но и метрические книги за 1777 – 1936 годы, хранящиеся в Центральном государственном архиве Удмуртской Республики. Оказание государственных услуг по документам, хранящимся в Центральном госархиве, осуществляется посредством межведомственного электронного взаимодействия. Только органы ЗАГС могут выдавать на основании документов, хранящихся в ЦГА УР, свидетельства о государственной регистрации актов, необходимые для вступления в наследство, подтверждения добрачной фамилии и других личных неимущественных прав граждан.

Следует подчеркнуть, что наряду с созданием бумажных экземпляров актовых записей параллельно с 2005 года формируется электронный архив. Это достаточно актуальная, особенно сегодня тема, потому что новеллой текущего года является принятие Федерального закона № 219-ФЗ                          «О внесении изменений в Федеральный закон «Об актах гражданского состояния», предусматривающего создание на уровне Российской Федерации  единого государственного реестра записей актов гражданского состояния.  Он будет являться основой для формирования единого реестра населения Российской Федерации. Оператором данной системы определена Федеральная налоговая служба.

Создание данного информационного ресурса позволит гражданам получать услуги по государственной регистрации в любом ЗАГСе России.        В настоящий момент в республике идет большая подготовительная работа. Но уже сегодня у населения имеется возможность общаться с сотрудниками органов ЗАГС дистанционно, в части подачи заявления на регистрацию отдельных видов актов гражданского состояния и выдачу повторных свидетельств и справок.

Я имею ввиду – через Региональный и Единый порталы государственных и муниципальных услуг, МФЦ. В течение 1 полугодия 2016 года через Единый портал государственных и муниципальных услуг подали заявления 524 гражданина, через Региональный портал – 6200 граждан.                   В 2015 году было принято лишь 2 598 таких заявлений. Благодаря совместной работе с Министерством здравоохранения Удмуртской Республики и Агентством информатизации и связи Удмуртской Республики появилась возможность для более 1200 женщин в 2016 году направить электронное заявление на регистрацию рождения ребенка непосредственно из родильных домов всех городов республики (в Ижевске в 3 роддомах), а также Малопургинского, Увинского и Игринского районов. Данная услуга популярна особенно у сельских женщин, так как она удобна получением свидетельства о рождении малыша в стенах роддома.

В текущем году серьезно пополнился архивный электронный фонд и за счет развития сервиса по подаче заявления в электронном виде на регистрацию смерти через представителей ритуальных служб. Активную деятельность мы наблюдаем в Ижевске.

Наши услуги в МФЦ востребованы мало, с 2013 года обратилось  133 человека.

Востребованность сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния остается стабильно высокой, подтверждением этому является увеличивающееся из года в год количество запросов от различных органов и ведомств, поступающих в архивы органов ЗАГС. Анализ межведомственного взаимодействия за 2013-2015 годы по исполнению запросов о предоставлении сведений в соответствии с федеральным законодательством показал значительное увеличение запросов: с 41 892 в 2013 году до 74 519 в 2015 году, т.е. почти в 2 раза. Наибольшее количество запросов о предоставлении сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния в традиционном бумажном виде направляют: органы Пенсионного фонда, органы федеральной службы исполнения наказания, судебные органы, органы полиции и др.

В целях оперативного исполнения запросов судебных приставов Удмуртской Республики с 2014 года Комитетом организовано предоставление сведений о смерти, заключении брака, расторжении брака      и перемене имени граждан – должников по исполнительным производствам    в автоматизированном режиме. Это стало возможным благодаря наличию значительного электронного массива записей актов гражданского состояния. За 7 месяцев 2016 года обработано 7 078 264 поступивших запроса.

В числе основных задач, стоящих перед Комитетом и органами ЗАГС Удмуртской Республики, является создание республиканского электронного фонда записей актов гражданского состояния за прошлые годы, начиная с 1925 по текущий год. Для ее реализации Комитетом организована системная работа по формированию республиканского электронного фонда записей актов гражданского состояния по всем типам актов гражданского состояния путем интеграции сведений, передающихся в Комитет органами ЗАГС республики.

Создание 100-процентного электронного архива актовых записей к 2019 году является одним из основных показателей государственной программы Удмуртской Республики «Развитие системы государственной регистрации актов гражданского состояния в Удмуртской Республике». Для его своевременного и качественного выполнения Комитетом разработан график формирования электронного архива органами ЗАГС республики на 2015-2018 годы, контроль за выполнением которого, осуществляется ежеквартально. За время реализации госпрограммы осуществлен перевод в электронный вид 1 396 030 записей актов гражданского состояния.

Плановый показатель в 2015 году перевыполнен на 2,2 процента. Работа проводится, в основном, самими сотрудниками органов ЗАГС, несмотря на их малую численность, порой за счет личного времени. С 2013 года к формированию электронного архива привлекаются и сторонние организации, работы которых финансируются из бюджета Удмуртской Республики в рамках государственной программы Удмуртской Республики «Развитие информационного общества Удмуртской Республики», соисполнителем которой является Комитет, а также из федерального бюджета.

В 2016 году из бюджета УР Комитету выделено 250 тысяч рублей для перевода в электронный вид 31 тысячи записей актов гражданского состояния, в настоящее время проводится электронный аукцион для определения исполнителя.

На 1 января 2016 года электронный архив содержит 3 913 097 записей актов гражданского состояния за период с 1925 по 2015 год, что составляет 62,8 процента от их общего количества. Осталось перевести в электронный вид еще 2 317 950 актовых записей.

http://zagskom.udmurt.ru/bitrix/images/1.gifСистемная работа по формированию электронного архива за прошлые годы, как бы не была трудоёмка и рутинна, она необходима в целях охраны имущественных и личных неимущественных прав граждан и, прежде всего, интересов государства. Перевод в электронную форму актовых книг, составленных на бумажных носителях, будет способствовать не только сохранности их физического состояния и сокращению сроков предоставления гражданам государственных и муниципальных услуг, но и эффективному исполнению функций другими государственными органами и ведомствами, которым органы ЗАГС передают определенные законом сведения.

Справиться своими силами без привлечения дополнительных бюджетных средств в установленные сроки задача архисложная. Сотрудники органов ЗАГС приложат максимум усилий для качественного и эффективного обслуживания граждан, осуществления полномочий в интересах государства.

В завершении хочу поблагодарить руководство республики за помощь и поддержку, исполнительных органов государственной власти, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти в Удмуртской Республике и территориальных фондов за совместную плодотворную работу.

Спасибо за внимание!

 

 

Председатель Комитета по

делам ЗАГС при Правительстве

Удмуртской Республики,  http://zagskom.udmurt.ru/bitrix/images/1.gifЛ.А. Попова