Справка

о результатах комплексной проверки

деятельности Устиновского отдела ЗАГС Управления ЗАГС Администрации города Ижевска

 

г. Ижевск                                                                                                                                            27 апреля 2018 года

 

В целях реализации статьи 4 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (далее – Федеральный закон № 143-ФЗ) и статьи 6 Закона Удмуртской Республики от 20.03.2007 № 8-РЗ «О наделении органов местного самоуправления в Удмуртской Республике государственными полномочиями на государственную регистрацию актов гражданского состояния», в соответствии с приказом Комитета по делам ЗАГС при Правительстве Удмуртской Республики (далее – Комитет) от 12.04.2018 № 31 «О проведении комплексной проверки деятельности Устиновского отдела ЗАГС Управления ЗАГС Администрации города Ижевска» с 23 по 27 апреля 2018 года проведена плановая комплексная проверка деятельности Устиновского отдела ЗАГС Управления ЗАГС Администрации города Ижевска (далее – отдел ЗАГС) за период с 01 января 2015 года по 31 декабря 2017 года  комиссией в составе:

председателя комиссии Поповой Людмилы Александровны, председателя Комитета;

членов комиссии:

Столбовой Надежды Леонидовны, заместителя председателя Комитета – начальника отдела правовой и кадровой работы Комитета;

Шавериной Светланы Михайловны, заместителя председателя Комитета;

Андреевой Татьяны Семеновны, начальника отдела общей и организационной работы, учета, обработки и хранения документов Комитета;

Лебедевой Светланы Викторовны, заместителя начальника отдела правовой и кадровой работы Комитета;

Емельяновой Марии Владимировны, главного специалиста – эксперта отдела правовой и кадровой работы Комитета;

Маевой Ольги Викторовны, специалиста - эксперта отдела общей и организационной работы, учета, обработки и хранения документов;

Саляховой Вероники Витальевны, ведущего специалиста – эксперта отдела правовой и кадровой работы Комитета;

Лужбиной Елены Геннадьевны, начальника Управления ЗАГС Администрации  муниципального  образования  «Завьяловский район»     (по согласованию).

По результатам проверки установлено следующее.

Работу по регистрации актов гражданского состояния осуществляет отдел ЗАГС со штатной численностью 9 единиц. С мая 2012 года начальником отдела ЗАГС является Пономарева Е.Д. Штатная численность представлена следующими должностями: главный специалист – эксперт Ломаева Т.Н. (работает с июня 2006 года); ведущие специалисты – эксперты: Варыгина Н.Н. (с февраля 2001 года), Чернова О.В. (с марта 2012 года); специалисты – эксперты:  Кострова  М.А.  (с  мая 2013 года), Михайлова И.С. (с февраля 2013 года), Поправка А.О. (с июля 2017 года); старший специалист Кудрявцева Р.Ф. (с февраля 2015 года, в настоящее время находится в отпуске по уходу за ребенком), Абашева Н.М. (с февраля 2018 года); специалист 1 категории Красноперова В.А. (с февраля 1975 года).

Отдел ЗАГС занимает помещение в одноэтажном здании, пристроенном к жилому дому, по адресу: город Ижевск, улица Молодежная, д. 35, которое закреплено решением Комитета по управлению имуществом Администрации города Ижевска от 11.04.2000 № 01-04у/281. В помещении размещаются шесть кабинетов для приема граждан, помещение для хранения документов (далее – архив), зал торжественных церемоний, большой холл, фотосалон, технические помещения. Общая площадь помещений составляет 439,1 кв.метров.

Служебные помещения находятся в хорошем состоянии, оборудованы необходимой мебелью.

В архиве отдела ЗАГС, площадь которого составляет 20 кв.метров, хранятся актовые книги за 1968 – 2017 годы в количестве 1682 единицы хранения, а также документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Для хранения документов помещение оборудовано двусторонними стационарными металлическими стеллажами. Для обеспечения противопожарного и охранного режимов в архиве установлена противопожарная металлическая дверь, система пожарной и охранной сигнализации, имеется углекислотный огнетушитель. Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха с помощью психрометрического гигрометра, показания которого два раза в неделю фиксируются в соответствующем журнале. Для поддержания оптимального для хранения документов климата установлен кондиционер и увлажнитель воздуха. Освещение в помещении – искусственное, окон нет, установлены потолочные светильники со светодиодными лампами. Для соблюдения санитарно-гигиенического режима в помещении архива регулярно проводится влажная уборка пола и обеспыливание документов. Соблюдаются меры пропускного режима, доступ посторонних лиц в помещение исключен, поскольку дверь блокируется на электронный замок, в нерабочее время – опечатывается.

Работа архива осуществляется в соответствии с Положением об архиве Управления ЗАГС Администрации города Ижевска, которое согласовано с ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (протокол от 31.10.2014 № 10), утверждено приказом начальника Управления ЗАГС Администрации города Ижевска от 10.11.2014 № 9. Ведутся отдельные учетные документы. Описи на книги государственной регистрации актов гражданского состояния, документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения составлены и утверждены (согласованы) по 2016 год включительно.

В целях организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору на постоянное хранение и выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению в Управлении ЗАГС Администрации города Ижевска приказом начальника Управления от 20.07.2016 № 7 создана Экспертная комиссия в составе 5 человек. Положение об Экспертной комиссии согласовано ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (протокол от 24.06.2011 № 6) и утверждено начальником Управления ЗАГС Администрации города Ижевска 12.07.2011.

Для государственной регистрации актов гражданского состояния используется комплексная система автоматизации органов «ЗАГС», позволяющая формировать электронный архив записей актов, а также необходимые статистические отчеты.

Делопроизводство ведется в соответствии с инструкцией по делопроизводству в Управлении ЗАГС Администрации города Ижевска, согласованной с ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (протокол от 22.02.2013 № 2), утвержденной приказом начальника Управления ЗАГС Администрации города Ижевска от 05.03.2013 № 4, и номенклатурой дел, которая ежегодно уточняется и утверждается. Номенклатура дел на 2018 год согласована с экспертной комиссией Управления ЗАГС Администрации города Ижевска и утверждена начальником Управления ЗАГС Администрации города Ижевска 25.12.2017.

Выдача повторных свидетельств и справок, подтверждающих государственную регистрацию актов гражданского состояния, производится в соответствии со статьями 9, 12 Федерального закона № 143-ФЗ.

В ходе проверки осуществлен контроль за обеспечением учета и сохранности бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния (далее – бланки свидетельств), являющихся документами строгой отчетности. Бланки свидетельств хранятся в металлическом сейфе в кабинете начальника отдела, учет бланков свидетельств ведется по книгам прихода и расхода бланков свидетельств. Сверка наличия имеющихся неиспользованных бланков свидетельств всех типов свидетельств с данными о выдаче свидетельств, указанными в книгах, а также отчетами о зарегистрированных актах гражданского состояния показала, что недостачи бланков свидетельств нет.

Выборочная проверка документов о государственной регистрации актов гражданского состояния за указанный период показала, что регистрация актов гражданского состояния производится в соответствии с нормами Семейного кодекса Российской Федерации, Федерального закона № 143-ФЗ, Правилами заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 17.04.1999 № 432 (начало действия редакции – 21.02.2006. Окончание действия документа – 24.08.2016), Порядком заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, утвержденным приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 30.06.2016 № 155 (начало действия редакции – 25.08.2016), Административным регламентом предоставления государственной услуги по государственной регистрации актов гражданского состояния органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 29.11.2011 № 412 (начало действия редакции – 21.09.2015. Окончание действия документа – 31.12.2017).

Внесение исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния производится в порядке и сроки, установленные статьями 69-73 Федерального закона № 143-ФЗ. Истребование документов о государственной регистрации актов гражданского состояния из компетентных органов иностранных государств и исполнение поступающих запросов с территории иностранных государств осуществляется в соответствии с требованиями Административного регламента Министерства иностранных дел Российской Федерации и Министерства юстиции Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по истребованию личных документов, утвержденного приказом Министерства иностранных дел Российской Федерации и Министерства юстиции Российской Федерации от 29.06.2012 № 10489/124.

Оплата государственной пошлины осуществляется заявителями в сроки и в размерах, установленных Налоговым кодексом Российской Федерации.

 

 

За период проведения проверки в анкетировании населения удовлетворенностью услугами в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния приняли участие 178 граждан, обратившихся за предоставлением государственной услуги по государственной регистрации актов гражданского состояния. Удовлетворенность граждан предоставленной услугой составила 100 процентов.

В целях реализации Федерального закона от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» на сайте Управления ЗАГС Администрации города Ижевска в сети Интернет открыта страница для размещения информации о деятельности отдела ЗАГС. На момент проверки на сайте опубликованы контактные данные, вся необходимая информация для граждан о предоставлении государственных услуг, сделаны ссылки на Единый портал государственных и муниципальных услуг (далее – ЕПГУ), Региональный портал государственных и муниципальных услуг (далее – РПГУ).

Для информирования граждан в рабочем кабинете и в коридоре установлены стенды со справочно-информационными материалами по государственной регистрации актов гражданского состояния, об оказании международной правовой помощи по истребованию документов и уплаты государственной пошлины, бесплатной юридической помощи, а также с информацией о возможности получения соответствующей государственной услуги через ЕПГУ и РПГУ.

Настоящая справка составлена в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу.