16.07.2019

3 июля 2019 года в Доме Дружбы народов с сотрудниками органов ЗАГС Удмуртской Республики проведена дискуссионная секция «Перевод в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг). Сверка первых и вторых экземпляров записей актов гражданского состояния. Выявленные проблемы и пути их решения». Модератор – Андреева Т.С., начальник отдела общей и организационной работы, учета, обработки и хранения документов Комитета.

Второй блок вопросов, который рассматривался на данной секции, - это сверка первых и вторых экземпляров записей актов гражданского состояния. Выявленные проблемы и пути их решения.

В соответствии с Правилами перевода в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 3 марта 2017 года № 254, в случае утери, порчи или невозможности прочтения первого экземпляра записи акта гражданского состояния конвертации (преобразованию) в форму электронного документа подлежит второй экземпляр такой записи акта гражданского состояния с указанием данного факта в электронном документе.

Органы ЗАГС Удмуртской Республики ведут огромную работу по сверке первых и  вторых экземпляров  записей   актов гражданского  состояния в соответствии с графиком, утвержденным председателем Комитета 23 апреля 2019 года. Работа организована таким образом, что органы ЗАГС ежедекадно забирают на сверку актовые записи, хранящиеся в Комитете, и у себя на местах проводят сверку первых и вторых экземпляров.

Работа еще идет, но уже в органах ЗАГС выявлено отсутствие 32949 первых экземпляров записей актов гражданского состояния при наличии вторых экземпляров.

Самое большое количество утраченных первых экземпляров записей актов гражданского состояния выявлено в отделах ЗАГС администраций муниципальных образований:

«Ярский район» -  11 071 акт;

«Дебесский район» - 5 666 актов;

«Красногорский район» - 4 007 актов;

«Граховский район» - 2 508 актов.

«Вавожский район» - 1 602 акта.

Органы ЗАГС будут дополнительно осуществлять перевод в форму электронного документа и конвертацию второго экземпляра записи акта гражданского состояния, в случае утери, порчи или невозможности прочтения первого экземпляра записи акта гражданского состояния, в Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния.