Из истории архива Комитета по делам ЗАГС при Правительстве Удмуртской Республики

Из истории архива Комитета по делам ЗАГС при Правительстве Удмуртской Республики

Учет, обработка, систематизация и хранение вторых экземпляров книг записей актов гражданского состояния, принятых от органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния в Удмуртской Республике (далее - органы ЗАГС), разработка и осуществление мероприятий по обеспечению их сохранности относится к полномочиям Комитета по делам ЗАГС при Правительстве Удмуртской Республики.

После передачи в 1956 году районных и городских бюро ЗАГС из подчинения Министерства внутренних дел Удмуртской АССР в ведение исполкомов районных и городских Советов депутатов трудящихся Удмуртской АССР встал вопрос о приведении в порядок архивных документов в органах ЗАГС. Постановлением Совета Министров Удмуртской АССР от 27 июня 1957 года № 324 с 1 июля 1957 года в Удмуртии было введено общее руководство деятельностью органов ЗАГС на уровне Совета Министров Удмуртской АССР. В штате Совета Министров появились должности старшего инспектора и инспектора ЗАГС. В это же время был создан Республиканский архив ЗАГС со штатной численностью два человека: заведующая республиканским архивом ЗАГС Быданова Эльвина Петровна и архивариус Дудина Валентина Григорьевна.

В соответствии с распоряжением Совета Министров Удмуртской АССР от 25 октября 1958 года № 1127-р. в целях сохранения актовых и метрических книг, обеспечения оперативной работы органов ЗАГС по исполнению заявлений граждан, исполкомы районных и городских Советов республики обязаны были обеспечить бюро ЗАГС исправными шкафами «с расчетом размещения в них всего архивного фонда» к 25 ноября 1958 года; организовать переплет и реставрацию актовых книг к 01 января 1959 года; навести порядок в учете архивного фонда. На указанные цели в бюджете республики было предусмотрено 10 тысяч рублей.

На основании постановления Совета Министров РСФСР от 18 марта 1963 года № 330 и постановления Совета Министров Удмуртской АССР от 18 апреля 1963 года № 159 в аппарате Совмина был образован отдел записи актов гражданского состояния для руководства и контроля за работой органов ЗАГС в Удмуртской АССР в составе заведующей отделом Шишкиной Зои Никитичны, инспектора Сметаниной Адели Павловны и двух сотрудников архива ЗАГС.. [1] Постановлением Совета Министров УАССР от 17 мая 1965 года № 230 было утверждено положение об отделе ЗАГС Совета Министров Удмуртской АССР. [2]

Как следует из справки заведующего приемной Председателя Президиума Верховного Совета УАССР И. Киселева за 1960 год, состояние архивного фонда в органах ЗАГС было плачевным: «…Архивы записей актов гражданского состояния содержатся в плохом состоянии, за многие годы не переплетены, хранятся в деревянных шкафах или просто в открытом виде и на ночь оставляются без охраны, что создает условия утраты хранимых документов. В бюро ЗАГС Ижевского райисполкома архивы ЗАГС за период с 1884 по 1934 год находятся в хаотическом состоянии, не переплетены, многие книги ЗАГС хранятся на шкафах. В бюро ЗАГС исполкомов Сарапульского горсовета и Ижевского райсовета бланки строгой отчетности хранятся не в сейфах, а в приспособленных ящиках, железные решетки на окнах отсутствуют, хотя и бюро ЗАГС расположены на первых этажах. Отсутствует надлежащий порядок и в республиканском архиве ЗАГС. Многие архивные документы не переплетены и не приведены в порядок, что затрудняет выдачу архивных справок, и граждане вынуждены неоднократно обращаться за получением их…». [3]

В марте 1964 года заведующая отделом ЗАГС Совета Министров УАССР З.Н. Шишкина сообщала в Юридическую комиссию Совета Министров РСФСР: «Республиканский архив ЗАГС находится в ведении Совета Министров. Зав архивом тов. Быданова Эльвина Петровна, служебный телефон 30-90, получает заработную плату в размере 64 руб. Имеется один архивариус, получает 41 рубль в месяц. Архивные фонды республики требуют большой обработки. Так, на 1 апреля 1964 года в архивах ЗАГС республики имеется 20200 книг, из них требуют переплета 7770 книг. Несмотря на принятые меры к розыску, утраченные актовые книги не найдены… Алфавитные журналы заведены только в городских отделах ЗАГСов.

В органы ЗАГСов за год поступило заявлений и личных обращений граждан 20700. Количество сообщений о внесении изменений и исправлений в актовые записи - 5300. Всего выдано повторных свидетельств (всех видов) за 1963 год 25400 штук и справок об отсутствии актовых записей – 2600. Восстановлено актовых записей о рождении:

Спецодеждой обеспечены только работники городского и республиканского архивов ЗАГСа. Отдел ЗАГСов Совета Министров ежегодно проверяет работу и делопроизводство органов ЗАГС.

Список районов, в которых отсутствуют актовые книги о рождении, начиная с 1890 года

».[4]

На основании постановления Совета Министров УАССР от 24 июля 1967 года № 291 «О размещении республиканских учреждений Удмуртской АССР» Республиканскому архиву ЗАГС было выделено помещение из трех комнат площадью 77,6 кв.м. на первом этаже в южном крыле административного здания по ул. Советская д.1 в г. Ижевске. На ремонт этого помещения распоряжением Совета Министров УАССР от 29 сентября1967 года № 657-р было выделено 1610 рублей.[5]

ЦК КПСС и Совет Министров СССР в августе 1974 года рассмотрели вопрос «О мерах по дальнейшему совершенствованию паспортной системы в СССР», а 28 августа 1974 года Совет Министров СССР утвердил новое Положение «О паспортной системе в СССР». Данное Положение установило единый для всего населения страны порядок, предусматривающий обязанность иметь паспорт всем гражданам СССР, достигшим шестнадцати лет, независимо от места проживания (город или село). Новое Положение вводилось в действие (за исключение выдачи самих паспортов) с 1 июля 1975 года. В течение шести лет (до 31 декабря 1981 года) предстояло заменить и выдать паспорта миллионам городских и сельских жителей.

Органам ЗАГС предстояло провести большой комплекс организационных и практических мероприятий по упорядочению архивных документов в связи с огромным потоком заявлений граждан, получающих новые паспорта.

В постановлении Совета Министров УАССР от 07 августа 1975 года № 259 «О мерах по подготовке органов записи актов гражданского состояния Удмуртской АССР к проведению работы, связанной с совершенствованием паспортной системы», ставились следующие задачи:

«1. Исполкомам городских и районных Советов: …обеспечить строгое соблюдение органами ЗАГСа действующего порядка оформления документов, упорядочения архивного фонда, составления карточек и алфавитов в целях ускорения поиска необходимых сведений о регистрации актов гражданского состояния;

Создать в органах ЗАГСа надлежащие условия для приема граждан в удобное для них время, в необходимых случаях – в вечерние и субботние дни…

3. Архивному управлению при Совете Министров Удмуртской АССР усилить контроль за проведением органами ЗАГСа мероприятий, направленных на улучшение условий хранения документов, обеспечить своевременный прием их государственными архивами…».[6]

Необходимо было провести надлежащую подготовку метрических книг, составленных до 1901 года, к передаче в Республиканский архив ЗАГС из городских и районных бюро ЗАГС.

В докладе заведующей отделом ЗАГС Совета Министров УАССР Коробейниковой Надежды Кузьминичны об итогах работы органов ЗАГС Удмуртской АССР за 1978 год и задачах по дальнейшему улучшению их деятельности сообщалось: «… В 1978 году была продолжена работа по упорядочению архивного фонда. После сдачи метрических книг в Центральный государственный архив работники органов загса привели в порядок оставшиеся книги актовых записей. В настоящее время в большинстве органов загса книги переплетены и пронумерованы, хранятся в закрытых шкафах. Для ускорения поиска необходимых актовых записей в 1978 году начато составление алфавитных книг по всем видам актов гражданского сотояния. Успешно ведется эта работа в Ижевском, Глазовском горбюро, Балезинском, Кизнерском, Граховском, Киясовском, Каракулинском, Воткинском, Камбарском и Ленинском райбюро загса. Исполком Балезинского райсовета выделил необходимые денежные средства для выполнения этого задания и с участием работников, приглашенных по трудовому соглашению, Балезинский загс намерен завершить составление алфавитных книг досрочно, то есть до 1 января 1980 года.

Некоторые работники органов загса предпочли иную, более удобную в работе форму учета – алфавитную картотеку и начали заполнять карточки на акты гражданского состояния за прошлые годы. В частности, в Малопургинском райбюро пришли к такому решению и мы его приветствуем. Тем более, что с 1 января 1979 года райбюро загсов, а также исполкомы сельских и поселковых Советов, составив запись акта гражданского состояния о рождении, о смерти, о заключении брака и о расторжении брака, в обязательном порядке должны заполнять на каждую запись карточку в двух экземплярах. Один экземпляр карточки должен храниться в бюро загса, а другой по истечении года передаваться в Республиканский архив загса. Карточки будут использоваться для составления алфавитной картотеки в целом по району, городу, республике. Карточки необходимо в кратчайший срок заказать для изготовления в местные типографии по образцам, имеющимся в приложениях к условиям хранения книг регистрации актов гражданского состояния, утвержденным Министерством юстиции СССР и Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 27 февраля 1978 года.».[7]

В 1979 году в архиве ЗАГСа хранилось 8697 книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг с 1903 года. Полностью отсутствовали актовые записи о рождении, заключении брака, смерти за 1919-1923 годы, частично отсутствовали метрические книги с 1903 по 1918 годы. Не сохранились частично книги регистрации актов гражданского состояния по Кизнерскому и Тыловайскому районам за 1933-1955 годы.

В архиве ЗАГСа составлялась картотека на актовые записи прошлых лет, были заполнены карточки на актовые записи о рождении и о заключении брака с 1918 по 1930 годы.

В 1980 году архивом ЗАГС было выдано 461 повторное свидетельство и 2447 извещений об отсутствии актовых записей. В 1 квартале 1981 года было выдано 121 повторное свидетельство и 511 извещений об отсутствии актовых записей. Запросы исполнялись в основном в 7-10 дневный срок.

Для обеспечения сохранности книг регистрации актов гражданского состояния, а также метрических книг и создания необходимых условий для работы над ними архиву ЗАГСа было предоставлено специально оборудованное для этого помещение общей площадью 47,8 кв.метров. В архивохранилище были установлены металлические стеллажи.[8]

В 1981 году регистрацию актов гражданского состояния в Удмуртской АССР производили 32 отдела ЗАГС в городах и районах и 270 исполкомов поселковых и сельских Советов.[9]

Подводя итоги большой работы по совершенствованию паспортной системы, отдел ЗАГС Совета Министров УАССР в 1981 году отмечал: «…В связи с паспортизацией населения большой объем работы проделан работниками органов ЗАГСа. Ежегодно увеличивается количество дел о перемене фамилий, имен и отчеств, о восстановлении актовых записей о рождении. Ежедневно учреждениями ЗАГСа республики выдаются сотни повторных свидетельств. В такой обстановке работники ЗАГСа особенно остро почувствовали необходимость в алфавитных журналах и картотеке. В тех органах ЗАГСа, где работа по упорядочению архивного фонда была начата своевременно, трудностей с приемом посетителей не было. Значительно сократилось время приема посетителей, книги актовых записей постоянно имеют хороший вид. Приведены в надлежащий порядок все книги актовых записей и составлены алфавитные журналы на весь архивный фонд в Глазовском, Балезинском, Можгинском районных бюро ЗАГС. Успешно справляются с поставленной задачей работники Каракулинского, Граховского, Дебесского, Киясовского, Камбарского, Ярского и других районных бюро ЗАГС. Вместе с тем, в некоторых учреждениях ЗАГСа эта работа ведется крайне медленно, в т.ч. в Кизнерском, Красногорском, Молопургинском, Сюмсинском, Шарканском, Юкаменском бюро ЗАГС. А в Сарапульском, Алнашском, Вавожском Якшур-Бодьинском районных бюро ЗАГС книги актовых записей все еще не переплетены, составление алфавитных журналов и картотек не начато, несмотря на то, что для всех органов ЗАГСа был установлен единый срок завершения работы – до 1 января 1980 года…».[10]

В 1983 году все отделы ЗАГС кроме Воткинского районного работали по субботам, 20 отделов ЗАГС имели вечерние и утренние часы приема. В городских и районных в городе отделах ЗАГС прием населения проводился ежедневно кроме одного выходного дня - воскресенья.

Уделялось внимание повышению профессионального уровня сотрудников в сфере архивного дела и делопроизводства. В программу занятий «постоянно действующего семинара по совершенствованию профессиональной подготовки работников (заведующих отделами и инспекторов) органов загса УАССР» на 1990 год был, в т.ч., включен вопрос об условиях и сроках хранения книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг, порядке их передачи в государственный архив.[11]

По состоянию на 01 августа 1994 года на территории Удмуртской Республики регистрацию актов гражданского состояния вели 32 отдела ЗАГС администраций районов и городов, а также руководители сельских, поселковых администраций. В архивах отделов ЗАГС хранилось свыше 5 млн. экземпляров записей актов гражданского состояния …[12]

Постановлением Правительства Удмуртской Республики от 23 сентября 1996 года № 644 был объявлен «смотр работы райгоротделов загс Удмуртской Республики по учету, обработке и хранению документов». В отделах ЗАГС администраций городов и районов республики проводилась работа по составлению научно-справочного аппарата к актовым книгам, научно-техническая обработка актовых книг, составленных волостными комитетами за 1919-1926 годы, переплет этих документов и составление описей дел. Одновременно проверялось состояние и качество переплета книг актовых записей, их частичная реставрация. Продолжалась работа по составлению алфавитных журналов о рождении, смерти, заключении брака (по мужской и женской линии) и расторжении брака за 1980-1995 годы. Была проведена техническая обработка дел по перемене фамилии, имени, отчества граждан до 1995 года. В архив Управления ЗАГС Правительства Удмуртской Республики поступило более 6 тысяч дел по перемене имени (ФИО), проведена сверка первых и вторых экземпляров актовых записей за 1994-1995 годы, а также осуществлен ремонт архива Управления ЗАГС, выделена дополнительная площадь для хранения дел по перемене фамилии.[13]

По состоянию на 01 декабря 2016 года в архиве Комитета по делам ЗАГС при Правительстве Удмуртской Республики находится 318 единиц хранения управленческих документов за 2006-2013 годы, 175 единиц хранения документов по личному составу за 1997-2013 годы, 21581 книга актов гражданского состояния за период с 1919 года, 6410 алфавитных журналов к ним.

Заместитель начальника отдела общей и

организационной работы, учета, обработки и

хранения документов Комитета по делам

ЗАГС при Правительстве

Удмуртской Республики Н.Г. Пушкарева