|
Выступление председателя Комитета по делам ЗАГС при Правительстве УР Поповой Л.А. (25.11.2016)
Выступление
председателя Комитета по делам ЗАГС при Правительстве Удмуртской Республики Поповой Л.А. на заседании Координационного совета при Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по Удмуртской Республике (25.11.2016)
О формировании и обеспечении сохранности фонда записей
актов гражданского состояния в органах ЗАГС
Удмуртской Республики
Одним из основных направлений деятельности Комитета по делам ЗАГС при Правительстве Удмуртской Республики (далее – Комитет) и органов ЗАГС Удмуртской Республикиявляется формирование и обеспечениесохранности фонда записей актов гражданского состояния.
В соответствии с Законом Удмуртской Республики от 20 марта 2007 года № 8-РЗ «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями на государственную регистрацию актов гражданского состояния»органы местного самоуправления в Удмуртской Республике обеспечивают государственную регистрацию актов гражданского состояния и надлежащие условия хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния. Комитет осуществляет хранение вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, которые ежемесячно передаются органами ЗАГС Удмуртской Республики в архив Комитета.
В соответствии с федеральным законодательством срок хранения записей актов гражданского состояния до передачи на хранение в государственный архив составляет 100 лет. Столь длительный срок хранения документов накладывает на Комитет и органы ЗАГС особые обязательства по обеспечению их сохранности.
Общий фонд первых и вторых экземпляров записей актов гражданского состояния на 1 января 2016 года составляет 12 065 685 актов, из них 5 834 638 актовых записей находятся на хранении в Комитете, 6 231 047 актовых записей – в органах ЗАГС Удмуртской Республики. Фонд ежегодно пополняется более чем на 120 тысяч актовых записей – первых и вторых экземпляров.
Так, за 10 месяцев 2016 года уже зарегистрировано 50 163 акта гражданского состояния (что на 3163 меньше, чем за тот же период 2015 года (10 месяцев 2015г.- 53 299 актов). Зарегистрировано 17 942 малыша, что на 790 меньше, чем в 2015 году. Радует факт снижения регистрации смерти – составлено 16 094 актов о смерти, что на 240 актов меньше, чем в прошлом году. К сожалению, наблюдается положительная динамика по расторжению брака – количество указанных актов увеличилось на 56 по сравнению с аналогичным периодом прошлого года и составило 4 394 акта. Огорчает ситуация уменьшения количества молодых пар, желающих вступить в законный брак. Вступили в законный брак 7 557 пар, что на 2 032 меньше, чем за тот же период 2015 года.
В целях обеспечения сохранности ежедневно увеличивающегося фонда записей актов гражданского состояния проводятся все необходимые мероприятия по соблюдению нормативных режимов хранения документов, в архивных помещениях по мере необходимости осуществляется текущий ремонт. Сегодня в результате проводимых мероприятий помещения органов ЗАГС в целом отвечают нормам и требованиям для 100-летнего хранения актовых книг, что подтверждено проверкой Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, проведенной в 2014 году.
Вместе с тем, в связи с переходом с 1 июля 2015 года на новый большего размера формат бланков записей актов гражданского состояния, резко сокращается имеющийся резерв свободных площадей архивохранилищ. В отделах ЗАГС администраций Завьяловского и Игринского районов требуется увеличение архивных помещений, а также приобретение дополнительных архивных стеллажей и шкафов, так как передача на хранение актовых книг за 1925 год в госархив произойдет не ранее 2026 года.
В органах ЗАГС ведется ежедневная работа по актуализации хранящихся записей актов гражданского состояния. Это связано с изменением правового состояния гражданина. Так, за 2013-2015 годы органами ЗАГС и Комитетом внесено более 103 тысяч исправлений и изменений в актовые записи, в том числе проставлено более 57 тысяч отметок о прекращении брака, отмене усыновления, лишении родительских прав и ограничении в родительских правах и других.
Ежегодно сотрудниками органов ЗАГС проводится невидимая для заявителей архивная работа по формированию и переплету записей актов гражданского состояния, составлению справочно-поискового аппарата к документам.
Сведения, содержащиеся в документах органов ЗАГС Удмуртской Республики, используются для предоставления государственных и муниципальных услуг в целях защиты имущественных и личных неимущественных прав граждан и интересов государства.
Уровень использования документов органов ЗАГС в целях предоставления государственных услуг остается стабильно высоким, как и в предыдущие годы. В 2013 – 2015 годах органами ЗАГС Удмуртской Республики и Комитетом выдано гражданам более 150 тысяч повторных свидетельств и справок, подтверждающих факт государственной регистрации актов гражданского состояния, а также извещений об отсутствии записей актов гражданского состояния.
Остаются востребованными гражданами не только актовые записи нынешнего и прошлого века, но и метрические книги за 1777 – 1936 годы, хранящиеся в Центральном государственном архиве Удмуртской Республики. Оказание государственных услуг по документам, хранящимся в Центральном госархиве, осуществляется посредством межведомственного электронного взаимодействия. Только органы ЗАГС могут выдавать на основании документов, хранящихся в ЦГА УР, свидетельства о государственной регистрации актов, необходимые для вступления в наследство, подтверждения добрачной фамилии и других личных неимущественных прав граждан.
Востребованы сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния различными органами и ведомствами. Подтверждением этому является увеличивающееся из года в год количество запросов, поступающих в архивы органов ЗАГС. Анализ межведомственного взаимодействия за 2013-2015 годы по исполнению запросов о предоставлении сведений в соответствии с федеральным законодательством показал значительное увеличение запросов: с 41 892 в 2013 году до 74 519 в 2015 году, т.е. почти в 2 раза. Наибольшее количество запросов о предоставлении сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния в традиционном бумажном виде направляют: органы Пенсионного фонда, судебные приставы, органы федеральной службы исполнения наказания, судебные органы, органы полиции и др.
В целях оперативного исполнения запросов судебных приставов Удмуртской Республики с 2014 года Комитетом организовано предоставление сведений о смерти, заключении брака, расторжении брака и перемене имени граждан – должников по исполнительным производствам в автоматизированном режиме. Это стало возможным благодаря наличию значительного электронного массива записей актов гражданского состояния. За 10 месяцев 2016 года обработано 8 996 855 поступивших запросов.
Вместе с тем, в органы ЗАГС продолжают поступать запросы судебных приставов на бумажном носителе, в том числе о регистрации рождения граждан и их детей. Имеют место случаи, когда запрос для исполнения направляется не в соответствующий орган ЗАГС, а в Комитет, что увеличивает указанный в запросе срок для ответа. Данный вопрос был рассмотрен на заседании круглого стола в Комитете по делам ЗАГС 25 октября текущего года, на котором обсуждались имеющиеся проблемы при взаимодействии органов ЗАГС с территориальными органами Управления по вопросам миграции МВД УР, структурными подразделениями Управления Федеральной службы судебных приставов по УР и нотариусами на территории республики. По итогам заседания было предложено Управлению ФССП по УР подготовить изменения в действующее соглашение об информационном взаимодействии в части направления запросов приставов по розыску в электронной форме для автоматизированной обработки в информационной системе Комитета по делам ЗАГС.
Пользуясь случаем, хотела бы затронуть вопросы взаимодействия с Управлением Федеральной службы исполнения наказаний по УР. Помимо исполнения запросов данной федеральной службы, органы ЗАГС также регистрируют браки в колониях и следственных изоляторах. Так, в 2014 году в республике зарегистрировано таких браков 158, 2015 году -139, за 10 мес.2016г. – 82. При этом с 2013 года начальники мест содержания под стражей и исправительных колоний получили право заверения подписи подозреваемого, обвиняемого или осужденного на заявлении о заключении брака, которая приравнивается к нотариально удостоверенной подписи. В связи с этим, возникли и имеют место до сих пор вопросы правильности заполнения заявлений и правильности удостоверительной надписи. Раньше это действие производили нотариусы и проблем с приемом заявлений на заключение брака не возникало. Просим руководителя Управления ФСИН по УР организовать обучение по правильности оформления удостоверительной надписи на заявлениях граждан, подаваемых в ЗАГС.
Следует подчеркнуть, что создание республиканского электронного фонда записей актов гражданского состояния за прошлые годы, начиная с 1925 по текущий год, ведется с 2005 года и является одной из основных задач, стоящих перед Комитетом и органами ЗАГС Удмуртской Республики. Для ее реализации Комитетом организована системная работа по интеграции сведений по всем типам актов гражданского состояния путем, передающихся в Комитет органами ЗАГС республики.
Создание 100-процентного электронного архива актовых записей к 2019 году является одним из основных показателей государственной программы Удмуртской Республики «Развитие системы государственной регистрации актов гражданского состояния в Удмуртской Республике». Для его своевременного и качественного выполнения Комитетом разработан график формирования электронного архива органами ЗАГС республики на 2015-2018 годы, контроль за выполнением которого, осуществляется ежеквартально. За время реализации госпрограммы осуществлен перевод в электронный вид 1 396 030 записей актов гражданского состояния.
Плановый показатель в 2015 году перевыполнен на 2,2 процента.Работа проводится, в основном, самими сотрудниками органов ЗАГС, несмотря на их малую численность, порой за счет личного времени. С 2013 года к формированию электронного архива привлекаются и сторонние организации, работы которых финансируются из бюджета Удмуртской Республики в рамках государственной программы Удмуртской Республики «Развитие информационного общества Удмуртской Республики», соисполнителем которой является Комитет, а также из федерального бюджета.
В 2016 году из бюджета УР Комитету выделено 250 тысяч рублей для перевода в электронный вид 31 тысячи записей актов гражданского состояния.
На 1 января 2016 года электронный архив содержит 3 913 097 записей актов гражданского состояния за период с 1925 по 2015 год, что составляет 62,8 процента от их общего количества. Осталось перевести в электронный вид еще 2 317 950 актовых записей.
Системная работа по формированию электронного архива за прошлые годы, как бы не была трудоёмка, она необходима в целях охраны имущественных и личных неимущественных прав граждан и, прежде всего, интересов государства. Перевод в электронную форму актовых книг, составленных на бумажных носителях, будет способствовать не только сохранности их физического состояния и сокращению сроков предоставления гражданам государственных и муниципальных услуг, но и эффективному исполнению функций другими государственными органами и ведомствами, которым органы ЗАГС передают определенные законом сведения.
Это достаточно актуальная, особенно сегодня тема, потому что новеллой текущего года является принятие Федерального закона № 219-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об актах гражданского состояния», предусматривающего создание на уровне Российской Федерации единого государственного реестра записей актов гражданского состояния. Он будет являться основой для формирования единого реестра населения Российской Федерации. Оператором данной системы определена Федеральная налоговая служба.
Перед органами ЗАГС России поставлена задача - завершить перевод в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния до 31 декабря 2019 года. При этом каждая запись акта должна быть подписана усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя органа ЗАГС или уполномоченного им сотрудника. Для проведения данной работы Федеральным законом предусмотрено определение Правительством России перечня сведений, включаемых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую в форму электронного документа, и установление порядка использования усиленных квалифицированных подписей. Также Минфином России по согласованию с Минюстом России и ФНС России должны быть утверждены требования к форматам сведений, вносимых в конвертируемую запись акта гражданского состояния. Успешная работа по переводу актовых книг в электронную форму зависит от своевременности принятия указанных правовых актов.
Создание данного информационного ресурса позволит гражданам получать услуги по государственной регистрации в любом ЗАГСе России. В настоящий момент в республике идет большая подготовительная работа.
Спасибо за внимание!
Председатель Комитета по делам ЗАГС при
Правительстве Удмуртской Республики
Л.А. Попова
|