Отдел общей и организационной работы, учёта, обработки и хранения документов

Основными задачами Отдела являются:

учет, обработка, обеспечение сохранности и использования вторых экземпляров книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) (далее – актовые книги), принятых от органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния в Удмуртской Республике (далее – органы ЗАГС), управленческих документов и документов по личному составу, образовавшихся в деятельности Комитета;

внесение изменений и исправлений во вторые экземпляры записей актов гражданского состояния;

организация документооборота в Комитете, организация и ведение делопроизводства, осуществление контроля за соблюдением установленного порядка ведения делопроизводства в Комитете;

создание условий, способствующих эффективной работе председателя Комитета;

обеспечение организационных мероприятий при  проведении заседаний коллегии, семинаров, совещаний и других мероприятий Комитета;

предоставление государственных услуг, оказываемых Комитетом.

Основными функциями Отдела, связанными с учетом, обработкой, обеспечением сохранности и использования актовых книг, принятых от органов ЗАГС, управленческих документов и документов по личному составу, образовавшихся в деятельности Комитета, являются:

участие в разработке в пределах компетенции отдела проектов законов Удмуртской Республики,  указов и распоряжений Главы Удмуртской Республики, постановлений и распоряжений Правительства Удмуртской Республики в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния на территории Удмуртской Республики;

осуществление контроля за исполнением переданных органам местного самоуправления в Удмуртской Республике полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния;

оказание консультативной помощи органам ЗАГС по вопросам учета, обработки и хранения актовых книг, выдачи повторных свидетельств (справок) о регистрации актов гражданского состояния и иных документов, подтверждающих наличие или отсутствие фактов государственной регистрации актов гражданского состояния, учета, упорядочения, составления описей и хранения управленческих документов, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, актовых книг, составления номенклатур дел и инструкций по делопроизводству;

разработка проектов государственных контрактов на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд Комитета и документов по их исполнению;

проведение работ по обеспечению сохранности архивного фонда Комитета до передачи на постоянное хранение в государственное казенное учреждение «Центральный государственный архив Удмуртской Республики» (далее – ГКУ «ЦГА УР»), в том числе соблюдение нормативных условий хранения документов в архивохранилищах Комитета (температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режима и пожарной безопасности);

комплектование архива Комитета документами, состав которых предусмотрен Положением об архиве Комитета, в том числе:

прием документов из структурных подразделений в архив Комитета;

прием от органов ЗАГС алфавитных журналов к записям актов гражданского состояния, составленных органами ЗАГС, извещений по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния;

учет документов, принятых в архив Комитета;

составление описей на актовые книги, собранные из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния;

проведение работ по экспертизе ценности документов, хранящихся в архиве Комитета, в том числе электронных фотодокументов;

составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

составление акта на уничтожение бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, испорченных при заполнении, а также повторных свидетельств, поступивших из других органов ЗАГС и не полученных гражданами;

проведение технической обработки управленческих документов, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, документов по личному составу;

проведение работ по составлению описей управленческих документов, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, документов по личному составу, образовавшихся в деятельности Комитета, описей вторых экземпляров  актовых книг;

проведение работ по отбору на уничтожение документов с истекшими сроками хранения;

подготовка документов архивного фонда Комитета, актовых книг, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния,   к передаче на постоянное хранение в ГКУ «ЦГА УР»;

обеспечение соблюдения правил использования документов архивного фонда Комитета:

исполнение запросов государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, о предоставлении сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния;

выдача дел из архива во временное пользование сотрудникам Комитета;

проведение работ по переводу в электронную форму актовых книг;

создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива Комитета;

ведение личного приема граждан по вопросам, входящим в компетенцию Отдела;

исполнение обращений граждан, в том числе поступивших через Интернет-приемную Комитета;

подготовка информации по вопросам деятельности Отдела;

проведение работ по поддержанию материально-технической базы Комитета, обеспечение сохранности основных средств.

Основными функциями Отдела, связанными с внесением изменений и исправлений во вторые экземпляры записей актов гражданского состояния, являются:

внесение во вторые экземпляры записей актов гражданского состояния изменений и исправлений в порядке, установленном законодательством об актах гражданского состояния,  заверение сведений о внесении изменений и исправлений во вторые экземпляры записей актов гражданского состояния, хранящиеся в Комитете, подписью и печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации.

Основными функциями Отдела, связанными с организацией и ведением делопроизводства, осуществлением контроля за соблюдением установленного порядка ведения делопроизводства в Комитете являются:

разработка номенклатуры дел Комитета и инструкции по делопроизводству в Комитете;

организация работы постоянно-действующей экспертной комиссии Комитета;

формирование государственной информационной системы Удмуртской Республики «Система электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики» (далее – СЭД) путем регистрации входящих, исходящих и внутренних служебных документов, письменных обращений граждан;

получение в почтовом отделении письменной корреспонденции в виде простых и заказных писем, бандеролей, а также печатных изданий, поступивших на адрес Комитета;

прием служебных документов, поступивших в Комитет, средствами курьерской, фельдъегерской связи, нарочными и электрической связи, в том числе посредством СЭД, электронной почты, факса;

регистрация входящих, исходящих и внутренних служебных документов, в т.ч.  с пометкой «Для служебного пользования»; письменных обращений граждан;

осуществление контроля за соблюдением сроков исполнения поступивших документов;

учет и отправка служебных документов и другой исходящей корреспонденции;

формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел Комитета;

осуществление проверки ведения делопроизводства и обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях Комитета;

осуществление систематического обновления документов Комитета по мобилизационной подготовке;

обеспечение учета, хранения и выдачи бланков писем и приказов Комитета, осуществление контроля за их использованием;

выполнение копировально-множительных работ;

оказание консультативной помощи сотрудникам структурных подразделений Комитета по вопросам организации делопроизводства.

Основными функциями Отдела, связанными с созданием условий, способствующих эффективной работе председателя Комитета являются:

передача председателю Комитета документов на рассмотрение и на подпись;

осуществление сбора необходимых председателю Комитета сведений от сотрудников Комитета, руководителей и сотрудников органов ЗАГС Удмуртской Республики, государственных органов, органов местного самоуправления, организаций;

организация телефонных переговоров председателя Комитета, прием и передача телефонограмм;

организация личного приема граждан председателем Комитета:

ведение предварительной записи граждан на личный прием к председателю Комитета;

ведение учета личного приема граждан, подготовка итоговой справки о результатах личного приема граждан председателем Комитета за год.

Основными функциями Отдела, связанными с обеспечением организационных мероприятий при  проведении заседаний коллегии, семинаров, совещаний и других мероприятий Комитета, являются:

участие в пределах компетенции Отдела в работе комиссий, образованных в Комитете, заседаний коллегии, семинаров, совещаний;

участие в подготовке семинаров, совещаний и других мероприятий, проводимых Комитетом, в части организационно-технического и документационного обеспечения;

организация работы Общественного совета при Комитете.

Основными функциями Отдела, связанными с предоставлением государственных услуг, оказываемых Комитетом, являются:

участие в разработке  проектов   административных  регламентов предоставления Комитетом государственных услуг и исполнение административных регламентов предоставления Комитетом государственных услуг;

предоставление государственных услуг:

проставление апостиля на документах о государственной регистрации актов гражданского состояния, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации;

государственная регистрация актов гражданского состояния (рождение, заключение брака, расторжение брака, усыновление (удочерение), установление отцовства, перемена имени  и смерть), в том числе выдача повторных свидетельств (справок), подтверждающих факт государственной регистрации актов гражданского состояния, внесение исправлений и (или) изменений в записи актов гражданского состояния, восстановление и аннулирование записей актов гражданского состояния, в части выдачи повторных свидетельств (справок), подтверждающих факт государственной регистрации акта гражданского состояния, при утрате первого экземпляра записи акта гражданского состояния.