Отдел общей и организационной работы, учёта, обработки и хранения документов

                                                                        Основными задачами Отдела являются:

- участие в реализации единой государственной политики в сфере регистрации актов гражданского состояния на территории Удмуртской Республики;

- осуществление контроля за реализацией переданных органам местного самоуправления в Удмуртской Республике государственных полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния в части организации учета, обработки книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, обеспечение надлежащих условий их хранения в течение установленного федеральным законом срока, подготовку передачи указанных книг на хранение в государственный архив; выдачи повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, иных документов, подтверждающих факт государственной регистрации актов гражданского состояния; передачи вторых экземпляров записей актов гражданского состояния в Комитет;

- учет, обработка вторых экземпляров записей актов гражданского состояния;

- внесение изменений, исправлений и дополнений во вторые экземпляры записей актов гражданского состояния;

- создание надлежащих условий хранения и обеспечение сохранности книг государственной регистрации актов гражданского состояния Удмуртской Республики (далее – актовые книги), собранных из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния;

- обеспечение исполнения административных регламентов (функций);

- обеспечение организационных мероприятий при проведении заседаний коллегии, семинаров, совещаний и других мероприятий Комитета.

                             В соответствии с возложенными на него задачами, Отдел осуществляет следующие функции:

- осуществляет контроль за исполнением органами местного самоуправления в Удмуртской Республике переданных им государственных полномочий в части организации учета, обработки  книг государственной регистрации актов гражданского состояния,  обеспечения  надлежащих условий их хранения в течение установленного  законом срока, внесения исправлений, изменений в первые экземпляры записей актов гражданского состояния, выдачи повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, иных документов, подтверждающих факт государственной регистрации актов гражданского состояния;

- оказывает практическую помощь органам, осуществляющим государственную регистрацию актов гражданского состояния в Удмуртской Республике (далее – органы ЗАГС) по вопросам,  входящим в компетенцию Отдела;

- готовит предложения заместителю председателя Комитета для формирования проекта годового перспективного плана работы Комитета   в раздел «Обеспечение учета, обработки и хранения вторых экземпляров записей актов гражданского состояния и документов Комитета»;

- готовит информацию об исполнении Комитетом  Программы социально-экономического развития Удмуртской Республики в части регистрации актов гражданского состояния о проведении комплекса работ по обеспечению научно-технической обработки и сохранности фонда актовых книг;

- готовит обзоры обращений граждан, представителей организаций, общественных объединений, государственных органов и органов местного самоуправления,  для размещения на официальном сайте Комитета в сети Интернет;

- готовит проекты приказов Комитета по вопросам деятельности Отдела;

- готовит проекты договоров, контрактов и приложений к ним, касающихся деятельности Отдела;

- готовит сведения о реализации Комитетом предоставляемых государственных услуг, исполняемых функций;

- готовит показатели эффективности реализации административной реформы в Комитете;

- готовит аналитическую информацию к докладам, совещаниям, отчетам руководства Комитета;

- готовит проект отказа в предоставлении государственной услуги и представляет его на подпись председателю Комитета (а в его отсутствие – лицу, его замещающему);

- разрабатывает проекты административных регламентов предоставления (исполнения)  Комитетом государственных услуг (функций);

- вносит предложения председателю Комитета по улучшению дел в области хранения актовых книг, формирования и хранения документов Комитета;

- вносит предложения в бюджетную заявку Комитета на материально-техническое обеспечение Отдела;

- проверяет исполнение условий договоров и контрактов, касающихся деятельности Отдела;

- принимает участие в организации конкурсных закупок для нужд Комитета;

           - составляет отчетность о работе  Отдела;

- отчитывается о расходовании бланков строгой отчетности - свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния перед финансово-хозяйственным сектором Комитета;

- подает сведения о сумме уплаченной  государственной пошлины в сектор аналитического обеспечения и информационных ресурсов Комитета;

- проводит экспертизу ценности управленческой документации, дел временного хранения по личному составу Комитета, формирует дела, составляет на них описи, историю фонда и фондообразователя;

- составляет паспорт архива Комитета и пояснительную записку к нему;

- разрабатывает номенклатуру дел Комитета и вносит её на согласование постоянно действующей ЦЭК Комитета;

- разрабатывает инструкцию по делопроизводству в Комитете и вносит её на согласование постоянно действующей ЭК Комитета;

- получает по акту приема-передачи вторые экземпляры записей актов гражданского состояния, составленные органами ЗАГС;

- получает по акту приема-передачи извещения, составленные органами ЗАГС,  по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния;

- ведет приём,  учёт,  хранение документов, законченных делопроизводством, из структурных подразделений Комитета;

- составляет описи на книги государственной регистрации актов гражданского состояния, собранные из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния;

- заполняет Книгу учета поступления и выбытия документов при каждом поступлении и выбытии документов;

- проводит обработку и систематизацию вторых экземпляров  записей актов гражданского состояния;

- переформировывает и реставрирует актовые книги, собранные из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния;

- нумерует актовые книги, собранные из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния;

- оформляет титульные и заверительные листы к актовым книгам, собранным из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния;

- вносит во вторые экземпляры записей актов гражданского состояния изменения, дополнения и исправления в порядке, установленном Федеральным законом «Об актах гражданского состояния»;

- аннулирует записи актов гражданского состояния в порядке, установленном Федеральным законом «Об актах гражданского состояния»;

-  готовит, транспортирует и передает в установленном порядке на хранение в ГКУ «Центральный государственный архив Удмуртской Республики» (далее – ГКУ «ЦГА УР») документы управленческой документации Комитета в соответствии с определенными законодательством Российской Федерации и Удмуртской Республики сроками;

-  ведет прием из  органов  ЗАГС  актовых книг, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, для дальнейшей передачи их на хранение в ГКУ «ЦГА УР»;

-  обеспечивает научно-техническую обработку, учет и надлежащие условия  хранения актовых книг, собранных из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния;

- соблюдает меры противопожарной безопасности, температурно-влажностный, охранный, световой и санитарно-гигиенический режимы хранения вторых экземпляров записей актов гражданского состояния;

-  проводит сверку  наличия документов по описям  и состояния документов постоянного хранения в отделе;

-  составляет сводные описи, акт передачи дел для постоянного хранения в ГКУ «ЦГА УР»;

-  составляет историю фонда и фондообразователя к описям;

-  представляет описи дел всех видов на согласование и утверждение ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики;

- осуществляет подготовку и сдачу актовых книг, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, к передаче на постоянное хранение в ГКУ «ЦГА УР», срок хранения которых истек;

- предоставляет государственную услугу по проставлению апостиля на документах о регистрации актов гражданского состояния, выданных органами ЗАГС Удмуртской Республики, подлежащих вывозу за границу;

- предоставляет государственную услугу по выдаче повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния при утрате первого экземпляра записи акта гражданского состояния;

- предоставляет государственную услугу по выдаче справок о государственной регистрации актов гражданского состояния при утрате первого экземпляра записи акта гражданского состояния;

- исполняет государственную функцию по рассмотрению обращений граждан Российской Федерации в Комитете;

- производит высылку копий записей актов гражданского состояния;

- организует прием граждан, своевременное и полное рассмотрение их устных и письменных обращений, принятие по ним решений и направление ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок;

- исполняет запросы государственных органов по государственной регистрации актов гражданского состояния, имеющие степень секретности «секретно»;

- рассматривает заявления и обращения граждан, в том числе поступившие через Интернет-приёмную Комитета, готовит ответ по существу поставленных вопросов;

- ведет личный прием граждан по вопросам, входящим в компетенцию Отдела;

- анализирует работу в Отделе  с письменными обращениями граждан для информирования на аппаратных совещаниях у председателя Комитета;

- рассматривает запросы общественных объединений, организаций, государственных органов и органов местного самоуправления по вопросам выдачи документов, подтверждающих факт государственной регистрации актов гражданского состояния;

           - выявляет и восстанавливает затухающие тексты во вторых экземплярах записей актов гражданского состояния;

- обеспечивает своевременный переплет и реставрацию актовых книг, собранных из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния;

             - принимает научно-справочный аппарат к записям актов гражданского состояния, составленный органами ЗАГС;

- проводит анализ заявлений, отзывов и пожеланий граждан в журналах учёта предоставления государственных услуг на предмет наличия информации о фактах коррупции со стороны сотрудников Отдела;

- информирует о ходе приема граждан сотрудниками Отдела на аппаратных совещаниях у председателя Комитета;

- готовит письма главам администраций муниципальных районов и городских округов в Удмуртской Республике об обеспечении участия руководителя органа ЗАГС в работе коллегии Комитета, республиканских, зональных семинарах, совещаниях;

- ведет учет материальных ценностей Комитета;

         - принимает участие в инвентаризации основных средств и материальных запасов Комитета;

- вводит восстановленные записи актов гражданского состояния в базу данных электронного архива Комитета;

- проводит анализ качественного заполнения медицинских свидетельств о рождении и смерти в соответствии с требованиями ведомственных нормативных актов для обеспечения правильного заполнения записей актов о рождении и смерти;

- осуществляет контроль за  выполнением работ по техническому обслуживанию автоматической установки газового пожаротушения в Комитете;

- проводит инструктаж сотрудников, ответственных за обеспечение соблюдения правил пожарной безопасности в помещениях для хранения актовых книг;

- проводит тренировки по отработке действий сотрудников при срабатывании световой и звуковой сигнализации автоматической установки газового пожаротушения;

- обновляет сведения на информационных и демонстрационных стендах Комитета в месте приёма граждан;

- осуществляет профилактические работы по дератизации помещений, обеспыливанию актовых книг, собранных из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния.